Le salarié qui effectue du télétravail bénéficie des mêmes droits que le salarié travaillant dans les locaux de l'entreprise. Ainsi, l'employeur peut rembourser les frais professionnels engagés par le salarié en télétravail.
En novembre 2020, l’article 3.1.5 de l’ANI précise que : “Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur”, sous réserve que la validation de l'employeur soit interprétée comme étant préalable, et non postérieure, à l'engagement des dépenses par le salarié.
Le 13 avril 2021, l'ANI a été étendu et son article 3.1-5 prévoit qu’il appartient à l'entreprise " de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, sujet de dialogue social au sein de l’entreprise ".
Les frais engagés par les salariés en télétravail peuvent en effet être considérés comme des frais engagés pour les besoins de leur activité professionnelle. La prise en charge de ces frais est avantageuse pour l’entreprise car une partie de ces charges est exonérée de fiscalité.
L’employeur pourra donc prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail sous forme d'un remboursement de frais réels ou d'une indemnité télétravail.
Comment verser l’indemnité télétravail à vos collaborateurs ?
L’employeur peut rembourser les frais liés au télétravail engagés par le salarié de deux manières :
- Un remboursement pour chaque dépense engagée ;
- Sous la forme d’un versement mensuel d'une indemnité forfaitaire.
Comment calculer l’indemnité télétravail ?
Le remboursement des frais de télétravail est exonéré de cotisations et de contributions sociales et peut s'effectuer aux dépenses réelles (sur présentation de justificatifs) ou par le versement d'une allocation forfaitaire. Le montant maximal exonéré de cette allocation varie en fonction du nombre de jours télétravaillés par le salarié et de l'existence ou non d'un accord collectif.
Allocation forfaitaire prévue par accord collectif :
• 13,20€ par mois pour une journée de télétravail par semaine.
• 3,30€ par jour, dans la limite de 72,60€ par mois.
Allocation forfaitaire en l’absence d’accord collectif :
• 11,00€ par mois pour une journée de télétravail par semaine (ex: un salarié qui télétravaille 2 jours par semaine peut bénéficier d’une indemnité de 22€ par mois)
• 2,70€ par jour, dans la limite de 59,40€ par mois.
L’allocation journalière est recommandée lorsque le nombre de jours télétravaillés change d’une semaine sur l’autre.
Indemnité télétravail : quels frais peuvent faire l’objet d’une exonération ?
Les dépenses engagés par les salariés en télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être présentés en trois catégories :
- les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
- les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
- les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.
D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail.
Si l’employeur rembourse les frais engagés par ses salariés en dépassant le montant fixé par l’Urssaf, l’exonération des charges sociales pourra être admise sous justificatifs des frais réellement dépensées par le salarié.
Voici quelques exemples de frais professionnels liés au télétravail qui peuvent faire l’objet de cette exonération :
• Abonnement téléphonique et/ou internet
• Mobilier dédié au travail : bureau, fauteuil de bureau, repos pied, lampe de bureau, étagères, meubles de rangement, etc.
• Matériel informatique : ordinateur, écran, souris, clavier, écouteurs, casque, tapis, imprimante, consommables (ramettes papier, cartouches d’encre, etc.)
L’indemnité télétravail Worklife
La solution Worklife permet aux entreprises d’améliorer les conditions de télétravail de leurs salariés. La carte Worklife simplifie la mise en place de l’indemnité télétravail :
- L’entreprise alloue un montant forfaitaire et finance de 50% à 100% des dépenses engagés par les salariés ;
- Les salariés paient leurs fournitures bureautiques directement avec leur carte Worklife ;
- La répartition de la part employeur et de la part salarié se fait instantanément au moment du paiement ;
- Plus de justificatifs à gérer ! Worklife fournit une attestation par mois pour l’ensemble des dépenses liées au télétravail, valable en cas de contrôle.
